イベントのスイーツは何個仕入れる？｜発注数量・納期・冷凍保管の考え方

「来場者が多いから売れる」だけで数量を決めない

会場全体に多くの人が来ても、全員が同じ売り場を通るわけではありません。出店位置、ほかの飲食ブース、開催時間、持ち歩きのしやすさなどで、商品を見る機会も購入の場面も変わります。

主催者が示す来場見込みは、会場全体の情報として扱います。初出店で自店の販売データがない場合は、根拠のない購入率を掛けて一つの数字に決めず、少なめ・標準・多めの計画と、その根拠を残しましょう。

数量を考えるための情報を集める

発注前に、確定した情報と見込みの情報を分けます。似たイベントの実績を使う場合も、天候や商品単価、立地が違えばそのまま当てはまるとは限りません。

冷凍庫に入る量を超えて仕入れない

箱を受け取って初めて「入らない」と気付くと、会場で保管先を探すことになります。注文単位、箱の寸法、数量を仕入れ先に確認し、冷凍機器の仕様に沿った収納ができるかを先に確かめましょう。

販売台の保管と、補充用の保管が別の場合は、移動の方法も決めます。容量だけでなく、営業中に何度も開閉する運用や、到着時の受け入れ作業まで含めた確認が必要です。商品の保存条件はそれぞれの表示に従ってください。

ピーク時の販売能力は、実際の手順で確かめる

商品を渡す作業だけが速くても、説明や会計で待ち時間が生まれます。スタッフ同士で複数種類の注文を受ける練習をして、品名確認、取り出し、会計、受け渡しまで通して確認してください。

一度うまくいった最速の時間ではなく、通常のペースで続けられるかを見ます。休憩や補充、問い合わせ対応も必要です。行列を処理できる上限と、実際に売れる見込みは別の数字なので、混同しないようにしましょう。

発送日と到着日を分け、受取先を確保する

BerryPOPでは、ご注文から発送までの目安を1週間〜10日と案内しています。発送日とイベント会場への到着日は同じではありません。在庫状況、配送地域、会場の受け入れ条件を確認して計画します。

会場が当日しか荷物を受け取れない場合や、配送時間帯が搬入時間と合わない場合もあります。直接配送ができると決めつけず、受取担当者と冷凍保管先を先に確保し、余裕のある日程を相談してください。

参考：BerryPOP｜卸販売・よくあるご質問

売れた数と残った数を、次の発注につなげる

開催後は、商品別に用意した数、販売数、残数、廃棄数を記録します。売り切れた時間や、途中で販売を止めた理由も残すと、次回の数量を考える材料になります。売り切れだけでなく、補充できず販売機会を失ったかも確認しましょう。

初回の卸相談では、イベント名、日程、商品候補、販売時間、保管容量をお知らせください。具体的な数量がなくても相談できますが、追加発注や直前変更が可能とは限りません。変更の締切も注文前に確認しましょう。